1. Quản lý bán hàng là gì?

Quản lý bán hàng là việc tổ chức, triển khai thực hiện, theo dõi và kiểm soát toàn bộ các hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Mục tiêu của quản lý bán hàng là kiểm soát chặt chẽ mọi hoạt động bán hàng, tối ưu hóa hiệu quả bán hàng; gia tăng sự hài lòng của khách hàng, từ đó đảm bảo doanh thu, lợi nhuận và tăng trưởng cho doanh nghiệp. Một cách tổng quan, quản lý bán hàng về cơ bản gồm có các nội dung sau:

2. Khái quát các nội dung cơ bản của quản lý bán hàng.

1. Quản lý thông tin sản phẩm (hàng hóa – dịch vụ).
2. Quản lý kho.
3. Quản lý đơn hàng bán.
4. Quản lý đơn hàng mua (nhập hàng).
5. Quản lý Khách hàng.
6. Quản lý Nhà cung cấp.
7. Quản lý tài chính: Tài khoản, thanh toán, công nợ, thu – chi, kế toán, báo cáo.
8. Quản lý giao hàng – nhận hàng.
9. Quản lý đại lý.
10. Quản lý nhân viên bán hàng.
11. Quản lý chương trình tích điểm, hội viên, khách hàng trung thành.
12. Quản lý thông tin bảo hành và các dịch vụ liên quan.
13. Quản lý hành chính, nhân sự, chấm công ca – kíp, tiền lương.
14. Báo cáo, phân tích hoạt động bán hàng.

3. Một số nội dung quản lý bán hàng theo đặc thù ngành hàng

Với một số ngành hàng đặc thù, việc quản lý bán hàng thường yêu cầu những nghiệp vụ chuyên sâu. Ví dụ:

1. Lĩnh vực lưu trú (khách sạn, resort, homestay): Quản lý phòng, lịch phòng, booking, dịch vụ liên quan.
2. Lĩnh vực dịch vụ ăn uống (Nhà hàng, quán cafe, bar-pub): Quản lý bàn, bếp, thực đơn, order, chế biến.
3. Lĩnh vực dịch vụ chung khác: Quy trình phục vụ, nhân viên phục vụ, lịch hẹn, trạng thái dịch vụ, dịch vụ – hàng hóa có tính chất thuê bao – lặp lại định kỳ, v.v.

4. Quản lý bán hàng trong mô hình kinh doanh B2B

Quản lý bán hàng B2B (business-to-business) và B2C (business-to-consumer) có một số điểm khác biệt cơ bản:

1. Khách hàng mục tiêu: B2B phục vụ doanh nghiệp – tổ chức, còn B2C nhắm đến người tiêu dùng cá nhân.
2. Quy trình bán hàng: B2B thường có quy trình bán hàng phức tạp, kéo dài hơn với nhiều bước, trong khi B2C có quy trình đơn giản và nhanh chóng.
3. Đơn hàng: Đơn hàng B2B thường lớn, theo hợp đồng dài hạn; trong khi B2C có đơn hàng nhỏ lẻ, giao dịch nhanh.
4. Giá cả: B2B đàm phán giá và có giá khác nhau cho từng đối tác, còn B2C thường có đơn giá niêm yết cố định.
5. Quan hệ khách hàng: B2B xây dựng quan hệ lâu dài, B2C tập trung vào giao dịch nhanh, trải nghiệm tức thì.

Sự khác biệt này đòi hỏi hệ thống quản lý bán hàng của đơn vị kinh doanh theo mô hình B2B phải linh hoạt, quản lý quy trình phức tạp và hỗ trợ chăm sóc khách hàng liên tục, trong khi B2C cần tính nhanh chóng và thuận tiện hơn. Quản lý bán hàng B2B thường yêu cầu thêm các nghiệp vụ nâng cao như:

1. Quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Quản lý thông tin chi tiết về đối tác, khách hàng doanh nghiệp – tổ chức. Trong tổ chức – doanh nghiệp thường có nhiều đầu mối liên hệ với nhiều vai trò khác nhau và cần theo dõi sát sao tất cả các đầu mối liên hệ này, duy trì thông tin liên lạc và xây dựng các chương trình chăm sóc – hỗ trợ phù hợp ở cả 3 giai đoạn TRƯỚC – TRONG – SAU bán hàng nhằm phát triển mối quan hệ dài hạn, tăng cả số lượng và giá trị các đơn hàng; nâng cao tỷ lệ mua lại/tái ký với những Khách hàng hiện hữu.
2. Quản lý báo giá, bản đề xuất bán hàng (Proposal), và hợp đồng, hóa đơn bán hàng, đơn đặt hàng mua (PO), đơn đặt hàng bán (SO): Xử lý đơn hàng theo quy trình phức tạp, từ tiếp cận khách hàng, chào hàng, theo đuổi – chăm sóc, xây dựng bản đề xuất – báo giá, đến đàm phán, chốt, thủ tục hợp đồng, thực hiện hợp đồng, bảo hành, hỗ trợ sau bán hàng.
3. Quản lý kho hàng linh động đảm bảo tối ưu sử dụng vốn lưu động: Kiểm soát việc dư tồn kho, đặt/nhập hàng luôn được đồng bộ với thông tin các đơn hàng, đảm bảo lượng hàng hóa sẵn sàng đáp ứng đầy đủ về số lượng và thời gian khi có yêu cầu, tối ưu tỷ lệ quay vòng và sử dụng vốn lưu động.
4. Quản lý công nợ: Việc thanh toán hợp đồng trong quan hệ B2B thường phức tạp hơn rất nhiều so với kinh doanh bán lẻ. Bán hàng B2B thường cho phép điều khoản mua – bán có tạm ứng hoặc cho nợ, thanh toán theo tiến độ thực hiện đơn hàng/hợp đồng và vì vậy yêu cầu việc quản lý chặt chẽ về thanh toán, công nợ, dòng tiền để đảm bảo sức khỏe tài chính doanh nghiệp.