1. Sản phẩm là gì?

Sản phẩm (Hàng hóa – Dịch vụ) là đối tượng quản lý cơ bản nhất của một hệ thống phần mềm quản lý bán hàng, là thành phần bắt buộc phải có để thực hiện các giao dịch mua bán. Trong TiVO, “Sản phẩm”, là khái niệm rộng bao gồm:

1. Sản phẩm – hàng hóa hữu hình: Có các đặc điểm – thuộc tính vật lý như hình dạng, kích thước, cân nặng, màu sắc, đơn vị tính/đơn vị lưu kho và có số dư tồn kho và được quản lý – sử dụng với mục đích để bán. Để kiểm soát được hoạt động kinh doanh, Sản phẩm – hàng hóa hữu hình cần phải được quản lý chặt chẽ với các nghiệp vụ nhập kho từ hoạt động mua hàng hoặc từ hoạt động sản xuất – chế biến, xuất bán, chuyển kho, điều chỉnh giảm khi hàng hóa bị tiêu hao do hết hạn, hỏng hóc hay mất mát, v.v.
2. Dịch vụ: Là hình thức sản phẩm – hàng hóa vô hình và không có số dư tồn kho. Dịch vụ thường không có những đặc điểm – thuộc tính vật lý như hàng hóa hữu hình nhưng vẫn có đầy đủ các thông tin chi tiết khác như: Tên dịch vụ, Mã dịch vụ, phân loại, mô tả chi tiết, đơn giá, thời gian phục vụ, nhân viên dịch vụ, các tùy chọn, v.v. Dịch vụ tuy không có sẵn số dư tồn kho nhưng cũng có thể trực tiếp sử dụng các sản phẩm hàng hóa – nguyên vật liêu hữu hình để hình thành nên dịch vụ. Ví dụ như một nhà hàng phục vụ các suất ăn theo yêu cầu của thực khách theo thực đơn dù không có sẵn tồn kho các suất ăn nhưng vẫn cần quản lý sử dụng các nguyên vật liệu thịt, cá, rau, củ, quả để chế biến thành món ăn.
3. Nguyên vật liệu, công cụ – dụng cụ – vật tư tiêu hao: Tương tự như sản phẩm – hàng hóa hữu hình nhưng không để bán mà được quản lý – sử dụng với mục đích trung gian để chế biến – sản xuất nên thành phẩm hoặc cung ứng dịch vụ. Để kiểm soát được hoạt động kinh doanh, Nguyên vật liệu, công cụ – dụng cụ và vật tư tiêu hao cần phải được quản lý chặt chẽ với các nghiệp vụ nhập kho, xuất vào sản xuất – sử dụng, chuyển kho, điều chỉnh giảm khi nguyên vật liệu bị tiêu hao do sử dụng, hết hạn, hỏng hóc hay mất mát, v.v.

Phần mềm quản lý bán hàng TiVO sẽ giúp quản lý mọi khía cạnh thông tin về sản phẩm của doanh nghiệp/cửa hàng. Tất cả các sản phẩm đều có thể dễ dàng được tìm kiếm, truy xuất nhanh chóng theo từ khóa hoặc sử dụng đầu đọc/máy quét mã vạch.

2. Thông tin cơ bản của sản phẩm cần lưu ý khi quản lý bán hàng bằng phần mềm.

2.1. Các thông tin cơ sở (cố định).

Các thông tin cơ sở của sản phẩm trong phần mềm quản lý kho và bán hàng được thiết lập một lần khi bắt đầu đưa thông tin về sản phẩm lên phần mềm để quản lý, sẽ tồn tại và được sử dụng xuyên suốt trong quá trình sử dụng phần mềm và thường cố định, không (rất hiếm khi) thay đổi.

• Tên sản phẩm: Tên gọi nên ngắn gọn, có ý nghĩa và dễ nhớ để dễ tìm kiếm và trao đổi thông tin cũng như in ấn trên hóa đơn chứng từ.
• Mã sản phẩm (hay còn gọi là mã SKU): Là mã định danh duy nhất để phân biệt giữa các sản phẩm với nhau phục vụ công tác định danh và quản lý sản phẩm, tránh nhầm lẫn sai sót trong quản lý. Hai sản phẩm khác nhau không thể có mã giống nhau. Bạn có thể thiết lập cho mình một quy tắc đặt mã sản phẩm có ý nghĩa nếu có ý đồ riêng khác khi sử dụng mã sản phẩm, hoặc đơn giản và thông dụng nhất là hãy để phần mềm tự đánh mã khi tạo thông tin sản phẩm.
• Đơn vị: Bắt buộc mỗi sản phẩm phải có đơn vị tính làm cơ sở định lượng để quản lý lưu kho và thiết lập đơn giá mua/bán hàng.
• Loại sản phẩm (nhiều cấp): Phân loại sản phẩm để tiện quản lý theo dõi và báo cáo – thống kê hiệu quả kinh doanh các sản phẩm theo từng loại.
• Nhãn hiệu (hay nhãn hàng, thương hiệu): Một tiêu chí phân loại sản phẩm phục vụ quản lý và báo cáo chuyên sâu. Ví dụ: Cùng một loại sản phẩm Thời trang – Giày dép. Nếu bạn thiết lập quản lý nhãn hiệu thì bạn có thể theo dõi báo cáo doanh số/lợi nhuận của giày Adidas so với doanh số/lợi nhuận của giày Nike để xem nên ưu tiên tập trung kinh doanh nhãn hàng giày nào hơn.
• Tùy chọn quản lý tồn kho:
  • Sản phẩm là hàng hóa hữu hình có thể bắt buộc yêu cầu quản lý chặt về tồn kho để phản ảnh chính xác số lượng hàng hóa tăng hay giảm khi nhập thêm hàng, hay bán hàng hoặc đưa hàng hóa nguyên vật liệu vào sản xuất.
  • Có thể không cho phép hoặc cho phép bán quá số dư tồn kho hiện hữu (bán âm). Trường hợp cho phép bán âm thì cần theo dõi chặt tồn kho để nhập bù đủ số lượng hàng để kịp giao cho Khách hàng đúng thời gian cam kết.
  • Một số mô hình kinh doanh không cần nhập hàng như Dropship có thể thiết lập chế độ bán âm, theo đó, người bán hàng lên đơn mà không cần quan tâm số dư tồn kho, sau đó lên đơn nhập hàng và chuyển thông tin đơn hàng cho đối tác – nhà cung cấp ship hàng trực tiếp tới tay Khách hàng.
  • Loại sản phẩm là Dịch vụ thường không yêu cầu quản lý tồn kho.
• Ảnh và mô tả sản phẩm.
• Tùy chọn bán: Một sản phẩm có thể được quản lý trong phần mềm nhưng không cho phép bán vì nó là nguyên vật liệu hoặc dụng cụ – vật tư tiêu hao sử dụng để sản xuất.
• Thuế suất áp dụng: Là mức thuế suất áp dụng cho sản phẩm theo luật định.

2.2. Các thông tin biến động.

Thông tin biến động của sản phẩm là các thông tin thường xuyên được cập nhật, thêm vào thông tin cơ bản của sản phẩm trong quá trình kinh doanh. Các thông tin này thường được xác định trong các nghiệp vụ: Mở số dư tồn kho đầu kỳ, Nhập (mua) hàng, bán hàng, chuyển kho, điều chỉnh kho.

• Tồn kho đầu kỳ: Nếu sản phẩm yêu cầu quản lý tồn kho thì số dư tồn kho đầu kỳ là bắt buộc để có thể kinh doanh. Người quản lý bán hàng có thể khởi tạo số dư tồn kho đầu kỳ bắt đầu từ 0 và sau đó tiến hành nhập (mua) hàng lưu kho để bán. Thông thường số dư tồn kho luôn luôn >= 0 (lớn hơn hoặc bằng 0), tuy nhiên cũng có nhiều doanh nghiệp cho phép trong một khoảng thời gian nhất định số dư tồn kho có thể <0 (hay còn gọi là “bán âm”), đó là khi đơn hàng chính thức cho Khách hàng được lên trước (số dư tồn kho bị trừ trước), sau đó công ty mới tiến hành nhập hàng để giao cho Khách hàng (số dư tồn kho sau đó sẽ được bù vào sau).
• Đơn giá nhập/mua của một sản phẩm: Là đơn giá mua hàng thực tế theo giá trị ghi nhận trên từng đơn nhập hàng. Đơn giá nhập là cơ sở để hệ thống xác định kết quả lợi nhuận kinh doanh và thiết lập đơn giá bán và đơn giá bán theo các nhóm giá theo công thức định sẵn (thường là giá bán = giá nhập + chi phí nhập hàng + thuế – chiết khấu + lợi nhuận).
• Đơn giá nhập/mua mặc định của một sản phẩm: Là giá trị mặc định mà hệ thống sẽ áp dụng cho đơn giá mua của sản phẩm nếu đơn giá mua không được chỉ định khi thực hiện nghiệp vụ lên đơn mua/nhập hàng. Trong phần mềm TiVO, giá trị đơn giá mua mặc định được sử dụng là giá trị của đơn giá mua mặc định được thiết lập khi lần đầu tạo thông tin về sản phẩm, và sẽ được thay thế bằng giá trị được cập nhật mới nhất sau:
  • Đơn giá mua mặc định khi sửa (cập nhật) thông tin về sản phẩm. Hoặc:
  • Đơn giá mua của lần Khởi tạo tồn kho đầu kỳ hoặc Cập nhật tồn kho đầu kỳ gần nhất của sản phẩm. Hoặc:
  • Đơn giá mua của lần Nhập hàng gần nhất của sản phẩm.
• Đơn giá bán của một sản phẩm: Là đơn giá thực tế của sản phẩm mà nhân viên kinh doanh áp dụng khi lên một đơn bán hàng cụ thể. Trong phần mềm TiVO, mặc định khi lên đơn bán hàng, hệ thống sẽ sử dụng Đơn giá bán mặc định. Bạn có thể thiết lập cho phép hoặc không cho phép nhân viên bán hàng thay đổi đơn giá bán khác đơn giá bán mặc định đã thiết lập, hoặc cho phép thay đổi đơn giá bán nhưng không được thấp hơn giá bán mặc định.
• Đơn giá bán mặc định của một sản phẩm: Là giá trị mặc định mà hệ thống sẽ áp dụng cho đơn giá bán của một đơn vị sản phẩm khi lên đơn bán hàng. Trong phần mềm TiVO, giá trị đơn giá bán mặc định được sử dụng là giá trị của đơn giá bán mặc định được thiết lập khi lần đầu tạo thông tin về sản phẩm, và sẽ được thay thế bằng giá trị được cập nhật mới nhất sau:
  • Đơn giá bán mặc định khi sửa (cập nhật) thông tin về sản phẩm. Hoặc:
  • Đơn giá bán được thiết lập trong lần Nhập hàng gần nhất của sản phẩm. Hoặc:
  • Đơn giá bán thiết lập trong lần tải lên bảng giá cập nhật cho toàn bộ sản phẩm gần nhất.
• Đơn giá bán theo nhóm giá: Tương tự như Đơn giá bán mặc định nhưng được phân theo các nhóm/mức khác nhau để đa dạng hóa chính sách giá trong bán hàng. Ví dụ: Nhóm giá bán sỉ, Nhóm giá chiết khấu đặc biệt, Nhóm giá xả kho, v.v.
• Hạn sử dụng: Hạn sử dụng thường theo một trong hai hình thức sau:
  • Chỉ định thời điểm hết hạn sử dụng.
  • Chỉ dịnh thời điểm sản xuất và thời lượng (thời gian tính bằng ngày hoặc tháng) khả dụng.

3. Kiểu sản phẩm.

• Sản phẩm đơn nhất: Là kiểu sản phẩm chỉ có một phiên bản duy nhất, không có nhiều các thuộc tính/đặc điểm để lựa chọn khi mua/bán hàng.
• Sản phẩm có biến thể: Là kiểu sản phẩm mà cùng một sản phẩm gốc nhưng có nhiều phiên bản khác nhau, mỗi phiên bản phân biệt với nhau bởi một hoặc nhiều thuộc tính cần lựa chọn khi mua/bán hàng. Ví dụ: Cùng một sản phẩm điện thoại Samsung Galaxy S24 Ultra 5G có thể có các biến thể (phiên bản) sau:
  • Biến thể về màu sắc: Xanh, Đen, Trắng;
  • Biến thể về dung lượng bộ nhớ: 128Gb, 256Gb, 512Gb.
• Sản phẩm combo: Là một gói sản phẩm được tạo ra bằng cách kết hợp nhiều sản phẩm riêng lẻ thành một đơn vị bán chung với mục đích cung cấp lợi ích giá trị gia tăng hoặc khuyến mãi. Thông thường, sản phẩm combo giúp khách hàng mua sắm thuận tiện hơn và có thể được giảm giá so với việc mua từng sản phẩm riêng lẻ. Ví dụ, một combo mỹ phẩm có thể bao gồm sữa rửa mặt, kem dưỡng và toner; hoặc một combo thức ăn nhanh có thể bao gồm burger, khoai tây chiên và nước uống. Các sản phẩm trong combo thường được bán theo bộ nhưng vẫn có thể có những mã sản phẩm và giá riêng nếu mua lẻ.